Mein Sieg über die Inbox (für diese Woche)

Ich lese gerade „das Buch zum Blog“ von Gina Trapani Lifehacker: 88 Tech Tricks to Turbocharge Your Day:

Lifehacker - Cover

Eigentlich lese ich noch nicht richtig von hinten nach vorn, sondern blättere noch hin und her. Manche Sachen sind so freakig, wie ich dachte (ich bin ja nur ein 30%-Nerd, d.h. starte gern Applikationen mit der Kommandozeile, aber ich muss nicht mein Leben damit verwalten), und andere sind echt gut. Werde weiter darüber posten.

Hier ist etwas, das gut ist, aber banal, und mich echt gefuchst hat: Hack 47: Empty Your Inbox (and Keep It Empty).

Lifehacker

Nicht der Tipp an sich ärgert mich, sondern dass er als „Level: Easy“ klassifiziert wird. Hallo? Easy??? Seit ich 2003 bei der iEX eine Präsentation über „E-Mail: Persönliches Effizienztool statt Zeitvernichter“ machen musste (ausgerechnet ich – ist aber sehr gut bewertet worden :-), weiss ich das (Folien sind noch online, das mit der Empty Inbox steht im Handout auf Seite 17 oben).

Ich kann mich noch gut daran erinnern. Vor der Messe hatte ich diese Präsentation gemacht und natürlich meine Inbox brav leergeräumt, muss man ja wohl, wenn man sowas erzählt. Aber schon während der Messe, als ich drei Tage am Stand und vor Publikum stand, wurde sie wieder so vollgemüllt, dass ich nie mehr die Oberhand gewonnen habe.

Seitdem habe ich es noch zweimal probiert (aber nicht, indem ich die alten abgearbeitet habe, sondern durch Verschieben oder Löschen der gesamten Inbox am Jahresende) – aber es hat noch nie länger als zwei oder drei Wochen gehalten. Schande über mich.

Mit diesem „easy“ hat mich Gina nun herausgefordert, und bei Blogwerk habe ich auch noch eine Chance (funktionierender Spam-Filter dank GMail, bei Zeix machen mich allein schon die 20 false negatives, die mhs pro Tag durchlässt, fertig).

Und wo ich diese Woche nun mal sowieso krank war, habe ich mich am Mittwoch durchgekämpft. Von 1500 auf 0 in drei Stunden. Gina empfiehlt, dass man kein fancy System von Ordnern macht (siehe oben im Ausriss), sondern nur drei: Action, Archive, Hold.

Darüber hat sie auch im Detail gebloggt: Geek to Live: Empty your inbox with the Trusted Trio.

„Archive“ fällt in GMail weg, da eh alles weggeklickte im Archive ist und man statt mit Foldern mit Labeln arbeitet. „Hold“ habe ich bisher noch nicht gebraucht, ich war am Mittwoch noch in der Phase, wo man mit der groben Kelle sortiert. (Habe für die ersten 500 Mails zwei Stunden gebraucht und dann deutlich das Tempo angezogen. Irgendwann wird man richtig sauer auf jeden, den einem jemals gemailt hat.)

Habe mir dafür noch zwei Labels „toRead“ und „toBlog“ gegönnt, mal sehen, wie’s mit denen läuft – werde zur Not alles dortige unzimperlich wieder ent-labeln.

Nun ja, drei Tage hat es zumindest mal gehalten:

Gmail Inbox 2007-02-10

Natürlich bin ich damit nicht aller Sorgen ledig, wie auch Gina richtig anmerkt – ACTION enthält zur Zeit 40 Mails. Aber ich traue mir schon eher zu, die nächste Woche auf 10 runterzukämpfen, als letzte Woche noch mit den 1500, von denen ich ja gar nicht wusste, wie viele „Pendenzen“ sie eigentlich enthalten.

Halte Euch auf dem Laufenden.

PS. Habe mich bzw. Blogwerk vorhin beim Amazon-Partnerprogramm angemeldet. Die Links auf das Buch oben sind die ersten beiden Affiliate-Links, die ich bisher in meinem Leben gesetzt habe. Aber wohl nicht die letzten.

11 Gedanken zu „Mein Sieg über die Inbox (für diese Woche)“

  1. Irgendwie überrascht es mich ja schon, dass der Usability-Guru der Schweiz seine Inbox nicht im Griff hat: Denn wie auch eine Website (oder Bedienungsanleitung or whatever) übersichtlich und intuitiv zu gebrauchen sein muss, so ist eine Inbox doch auch nur dann nützlich, wenn sie nicht 1’500 Mails, sondern nur die wirklich ganz aktuellen oder To-Do’s enthält. Und das erzählt nicht erst Gina ;-)

  2. seit ich gmail benutze habe ich mit meiner inbox frieden geschlossen. sie enthält gegenwärtig 583 gelesene nachrichten. was wichtig ist oder zu projekten gehört, die ich zackig handeln will, wird gelabelt, damit ich sie schneller aufrufen kann. der rest wird nur dann archiviert, wenns mir aus den augen soll (hold). die seite 1 meiner inbox ist also auch eine art pendenzenliste, die ich immer mal wieder durchgehe. was auf die seite 2 nach hinten rückt, ohne bearbeitet zu werden, war in 99% aller fälle okay (no action). mit der erstklassigen suchfunktion von gmail sind alle weiteren aufwände zur organisation meiner mailbox unnötig geworden. danke google.

  3. Perfektionist: Na ja, mich überrascht es nicht so sehr, denn ich kenne ja seit bald 40 Jahren mich selbst und nicht nur das Bild, das ich nach aussen abzugeben versuche. :-)
    Natürlich erzählt das nicht erst Gina, das weiss ich seit Jahren und seit dreieinhalb Jahren erst recht. Aber wie viele Leute kennst Du, die es super im Griff haben? Frag mal an einem Freitagabend die Leute (sog. Knowledgeworker, für die E-Mail ein zentrales Tool ist), mit wie vielen Mails in der Inbox sie ins Wochenende gehen. Ich bezweifle, dass mehr als 10% sagen: „alles easy“.
    Wobei das ja kein Selbstzweck sein sollte, man sollte vielmehr fragen: „Sind Sie diese Woche mit den E-Mails fertig geworden?“. Denn man muss auch sagen muss, dass es Leute gibt, bei denen das System „alles bleibt im Eingang“ funktioniert. Meine Freundin hat alle Mails seit 1997 oder so alle in der Inbox, und es geht ihr sehr selten was durch die Lappen, soweit ich das beurteilen kann.

    Bugsierer: Gut für Dich. Dass ich immer nur die Volltextsuche nutze, selbst wenn ich fancy sortiere, hat mich auch darin bestärkt, dass ich nicht zu sortieren brauche. Und die von Google ist wirklich toll; die von Lotus Notes, die ich sonst nutze, ist allerdings bis auf die Syntax auch nicht schlecht. Über Outlook zumindest prä-2007, höre ich ganz üble Sachen.
    Und eben, wenn’s bei Dir funktioniert mit Seite 2, why bother? Bei mir hat’s halt nicht soo gut funktioniert. Und das mit den Sternchen von GMail auch nicht.

  4. Es gibt tatsächlich nur wenige Leute, die ihre Inbox aktiv managen (können/wollen)… Die meisten meiner Mitarbeiter habe ich genötigt, die Inbox in den Griff zu bekommen und alle bestätigten, dass sie nun ihre Mailkorrespondenz besser im Griff haben und Pendenzen nicht mehr vergessen gehen.

    Ich selber habe auch fast nie eine leere Inbox, sondern regelmässig zwischen 5 und 15 Mails: Das sind aber Mails, welche ich noch in irgendeiner Form bearbeiten muss. Diese in einen To-Do-Folder zu verschieben, wäre dämlich, denn so sehe ich auf einen Blick, was noch offen ist.

    Wie haltet ihr es mit physischen Mails, also Briefen? Die legt ihr ja auch nicht nach Datum sortiert nebeneinander auf euer Pult, oder?

  5. Hab mal einen Test gemacht, als ich noch in einem grossen IT-Unternehmen gearbeitet habe. Nach 4 Wochen Sommerabsenz wo eh schon wenig läuft, hatte ich nachher 1500 Mails. So. Hab ich einen Ordner „Papierkorb“ gebastelt und die ältesten 1000 Mails ungelesen da reinversorgt. Der Gedanke war: „wenn was wichtiges ist, dann rufen die Leutchen dann schon“. Hat sage und schreibe keiner geschriehen. :-)

  6. @Fabienne
    Ich hoffe du arbeitest nicht im Verkauf. Ich gehe dann normalerweise zur Konkurrenz wenn meine E-Mails ignoriert werden *zwinker*

    @Peter
    Habe mir das Buch gerade über deinen Link geordert. Dann kannst du sehen ob das auch läuft ;-)

  7. Hey, Michel, das ist aber nett, danke.
    Kommt wohl erst morgen in die Statistik:

    Zusammenfassung der Bestellungen
    Bestellte Artikel: 0
    Klicks: 9
    Ihre Conversion: 0,00%

    Bin gespannt. Hab nicht mal eine Ahnung, wieviel ich bekomme. Aha, hier steht’s, 4% im „klassischen Modell“. Muss wohl mal die FAQ lesen. Sieht bei flüchtigem Überfliegen nicht sehr usable aus, mehr nach: „Wie machen wir, dass unsere Partner für uns Werbung machen, aber nicht maximal verdienen, weil sie das Kleingedruckte nicht kapieren.“

  8. @Michel: :-) doch es war Verkauf, wie Du Dir ja sicher denken konntest. Muss mich aber daher korrigieren. Die Kundenmails habe ich nämlich schon raussortiert. Aber ich konnts selber echt nicht glauben, dass meine Aktion überhaupt keine Konsequenzen hatte. Darum hatte ich zur Sicherheit die Mails ja nur mal verschoben und nicht gelöscht. Dann kannst Du im Notfall immer noch sagen: “ ah ja! Kommt mir bekannt vor, muss ich nur schnell suchen.“ hihi

  9. @Peter
    Habe mir das Buch gerade über deinen Link geordert. Dann kannst du sehen ob das auch läuft ;-)

    Michel, jetzt hat’s mich doch wunder genommen, und ich habe mal wieder reingeschaut, aber in der Statistik (letzte sieben Tage) bist Du nicht drin. :-(

  10. Nimmt mich ja auch wunder… Ich hatte das Buch am 12.02.07 um etwa 22.15 Uhr bestellt und heute morgen um 08:20 Uhr erhielt ich die Versandbestätigung.

    Ich habs direkt nach dem Klick auf den Link hier in den Warenkorb geknallt und bezahlt.

    Kann es sein, dass die das erst verbuchen, sobald die Rückgabefrist meinerseits verstrichen ist? Habe mich noch zu wenig mit deren Richtlinien auseinadergesetzt.

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